Tạo mục lục tự động là một trong những kỹ năng văn phòng quan trọng trong Word. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết điều này, nếu bạn đang chưa biết cách làm mục lục trong Word, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Cẩm nang công nghệ Caiwin nhé!
1. Mục lục là gì?
Chắc hẳn bạn đọc không còn xa lạ gì với Word nữa, nhưng khái niệm “mục lục trong word” là gì, có lẽ còn một số bạn chưa biết. Mục lục trong Word chính là một danh sách tổng hợp ý chính của một văn bản thông qua các chương, mục. Mục lục thường được đặt ở phần đầu của tài liệu, hoặc ở những trang cuối cùng.
Tạo mục lục trong Word giúp cho người đọc có thể dễ dàng nắm rõ được nội dung chính, cách sắp xếp, triển khai và vị trí từng phần của tài liệu. Việc sắp xếp một mục lục khoa học sẽ giúp tài liệu của bạn được truyền tải tới người đọc dễ dàng hơn và không mất nhiều thời gian để di chuyển ngay tới nội dung bạn muốn đọc.
2. Hướng dẫn cách tạo mục lục trong Word 2007, 2010, 2013 và 2016
Dưới đây là một số cách làm mục lục trong word nhanh chóng và dễ dàng trong các phiên bản Word từ 2007, 2010, 2013 đến 2016 mà Cẩm nang công nghệ Caiwin muốn chia sẻ với bạn:
Cách tạo mục lục tự động đơn giản thôi, bạn chỉ cần thực hiện theo 1 trong 2 cách sau đây để hoàn thành một mục lục tự động:
Cách 1: Bạn tạo mục lục tự động với lệnh “Add Text của Table of Contents”
– Bước 1: Chọn những nội dung chính cần có trong mục lục
– Bước 2: Bấm chọn “Tab References” → click mục “Add Text” → chọn “Level”
- Đối với những tiêu đề chính: bạn cần bấm chọn level 1
- Những tiêu đề phụ ở các cấp độ khác nhau sẽ giảm dần từ level 2, 3, 4
Cách 2: Dùng “Heading Styles” trong tab Home để đánh dấu mục lục
– Bước 1: Bạn hãy bôi đen toàn bộ những mục chính mà bạn muốn làm trong bảng mục lục → chọn Home → click Styles.
– Bước 2: Bạn chọn Header phù hợp cho từng tiêu đề
Tạo bảng mục lục
– Bước 1: Di chuyển chuột đến vị trí mà bạn muốn đặt mục lục tự động (có thể để ở phần đầu hoặc cuối của tài liệu). Để có thể qua trang nhanh chóng, bạn sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + Enter” trên bàn phím.
– Bước 2: Chọn mục “Reference” → bấm chọn “Table of Contents” và lựa chọn các bảng mục lục theo ý muốn. Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 mẫu đó là: mục lục có sẵn (Automatic Table) hoặc mục lục tự tạo theo ý muốn của mình (Custom Table of contents.)
- Nếu chọn mẫu mục lục có sẵn, bạn có thể chọn trên website: Office.com → gõ từ khóa “More Table of Contents” để chọn mẫu phù hợp.
- Nếu tự tạo mục lục theo ý thích: tại phần “Custom Table of contents” có 2 mục bạn có thể lựa chọn là: Tab Leader (kiểu dạng khi bấm Tab) và None (không có gì).
– Bước 3: Nếu bạn muốn chỉnh sửa nội dung của văn bản, hãy cập nhật lại bảng mục lục bằng cách nhấn chuột phải vào bảng nội dung sau đó chọn mục “Update Table”.
Cập nhật bảng mục lục
Nếu có sự thay đổi về đề mục hoặc số trang của đề mục sau khi hoàn thành chỉnh sửa, bạn có thể cập nhật lại mục lục với 2 cách dưới đây:
Cách 1: Nhấp chuột phải vào bảng mục lục → chọn mục “Update Field”.
Cách 2: Bấm chọn tab References → trong mục “Table of Contents” nhấn vào “Update Table” → click chọn “Update page numbers only” để cập nhật số trang của các đề mục hoặc “Update entire table” để cập nhật cả số trang và các thay đổi về tên đề mục → nhấn chọn OK để hoàn thành các bước cập nhật.
3. Hướng dẫn cách làm mục lục đơn giản trong Word 2003
Với phiên bản tương đối cũ Word 2003, quá trình tạo mục lục tự động có một vài điểm khác biệt so với các phiên bản khác. Bạn có thể tạo mục lục trong Word 2013 bằng 2 cách dưới đây.
Cách 1: Bạn tạo mục lục trong trình soạn thảo văn bản
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần làm mục lục → tại mục “Format”, chọn Heading hoặc sử dụng tổ hợp phím “Alt + Ctrl + 1/2/3” trên bàn phím.
Bước 2: Bạn nhấn chuột vào trang muốn hiển thị mục lục sau đó truy cập vào: Insert → Reference → Index and Table → Table of Contents… (lựa chọn) → OK.
Cách 2: Tạo mục lục tổng hợp
Cách này dùng để áp dụng với những văn bản có dung lượng quá lớn như: tài liệu, giáo trình, sách, luận văn, luận án, công trình nghiên cứu… Quy trình các bước cần thực hiện như sau:
– Bước 1: Bấm chọn View → Outline → Outline Level → chọn Level mình muốn áp dụng.
– Bước 2: Sau đó văn bản sẽ hiển thị dưới dạng “Outline” → bạn nhấn chuột tại những tiêu đề bạn muốn hiển thị và bắt đầu thiết lập “level”.
– Bước 3: Di chuyển chuột vào trang bạn muốn tạo mục lục tự động → bấm chọn “References” → click chuột vào mục “Table of Contents” → chọn mẫu bạn muốn.
– Bước 4: Click chọn Print layout/ View → bấm chọn Print Layout để xem kết quả.
Sau khi thực hiện những bước trên, bạn sẽ có được kết quả như hình bên dưới.
Trên đây, là toàn bộ những chia sẻ của Cẩm nang công nghệ Caiwin về cách làm mục lục trong word đơn giản nhất. Ngoài ra Caiwin.vn còn cập nhật thêm rất nhiều bài viết chia sẻ các kỹ năng văn phòng độc đáo, bạn ghé đọc trên website Caiwin.vn.
